‘Mijn team is lekker aan het scrummen, de samenwerking gaat goed. Maar het levert nog niet altijd de gewenste resultaten op. Mijn team loopt soms vast of gaat zelf eigen doelen stellen. Hoe kan ik mijn rol als product owner het beste invullen om het beste uit het team te halen?’
Scrum werd jarenlang vooral toegepast in de IT-sector, maar het succes van scrum werkt aanstekelijk en steeds meer organisaties buiten de IT gaan ook over op deze effectieve en wendbare projectaanpak. De ervaringen in de IT zijn relevant, maar daarbuiten niet altijd 1-op-1 toepasbaar. In dit blog vijf praktische tips voor product owners buiten de IT.
Binnen Scrum zijn er drie rollen; product owner, team en scrum master. De product owner bepaalt wat er moet gebeuren, het team produceert en de scrum master begeleidt het proces en ruimt eventuele hindernissen op.
Met name product owners hebben veel vragen over de manier waarop ze hun rol het beste kunnen invullen. En dat is niet zo verwonderlijk, want de rol van product owner is fundamenteel anders dan die van de traditionele projectmanager. Hij of zij is niet langer verantwoordelijk voor de wijze van uitvoering, dat doet het team. Maar de product owner stuurt wel op de inhoud en zorgt voor heldere prioritering. Deze splitsing vergt in veel gevallen een geheel nieuwe kijk op de manier van werken binnen de organisatie.
Als een product owner niet goed in zijn rol zit, loopt het team vast. Daardoor wordt de potentiële productiviteitswinst van Scrum niet behaald. Bovendien beïnvloedt het de sfeer binnen het team. Teamleden gaan klagen over matige aansturing, of ze verliezen zelfs het vertrouwen in de aanpak. Toch hoeft het niet moeilijk te zijn om de rol goed uit te voeren. Hier 5 tips uit onze ervaringen van afgelopen jaren.
TIP 1 – Vul de IJsberg in, dat zorgt voor overzicht
De product owner bepaalt wat het team moet produceren in de komende sprint. Om dat goed te kunnen doen is overzicht essentieel. Als je als product owner niet weet wat de prioriteiten zijn, kan je dit ook niet goed doorgeven aan het team. Het lijkt een open deur, maar de praktijk bewijst het tegendeel. Ik kom nog teveel product owners tegen die de lijst met wensen, brokken werk en prioriteiten (product backlog) niet op orde hebben. De IJsberg is een handige visuele manier om dit overzicht te creëren. Door deze zorgvuldig in te vullen, eventueel samen met het team, ontstaat een duidelijk beeld van wensen, ambities en de prioriteiten voor komende sprint. Je team kan gericht aan de slag.
TIP 2 – Houd contact met stakeholders
Het team kan een product dat aansluit bij doelgroep en stakeholders alleen maar maken als de wensen van de diverse betrokkenen helder zijn. Deze wensen plakken we onderin de IJsberg. In het begin van een scrumproject wordt deze wensenlijst in eerste aanleg vaak ingevuld op basis van veronderstellingen van het team en de product owner. Het is de taak van de product owner om deze aannames te checken, te prioriteren en aan te scherpen. We zien regelmatig dat de ongecheckte veronderstellingen blijven staan met als gevolg dat het team producten oplevert die niet aansluiten bij wat de betrokkenen er van verwachten. Of dat het team zaken oplevert die aansluiten bij secundaire betrokkenen, maar niet bij de belangrijkste doelgroep. Zorg er als product owner voor dat je de ruimte neemt om wensen te checken en te prioriteren. Dat vergroot de kans op producten die impact hebben en met enthousiasme worden ontvangen.
TIP 3 – Neem je rol serieus
De meeste aandacht gaat in het begin van een scrumproject vaak uit naar het team. Hebben we een goede scrum master? Snapt iedereen hoe ze moeten werken met deze nieuwe methode? De product owner hobbelt er maar al te vaak een beetje achteraan. Deze krijgt meestal minder begeleiding bij het invullen van zijn of haar rol. Vaak krijgen lijnmanagers de rol van product owner toebedeeld. Deze leiden echter notoir aan tijdgebrek en kampen met overvolle en gefragmenteerde agenda’s. Wil je als product owner dat je team productief bezig is, zorg er dan voor dat je zelf ruimte in je agenda creëert om de rol van product owner goed in te vullen. Lukt dat niet, begin er dan niet aan en geef de rol dan liever aan iemand anders binnen de organisatie.
TIP 4 – Bewaak de scope
Als product owner bepaal je, in overleg met het team, welke brok werk ze de komende sprint gaan verzetten. Maak je die brok te klein, dan gaat je team zich vervelen en besteden ze mogelijk teveel tijd aan onnodige details. Maak je de brok te groot, dan is de kans groot dat het team zich opgejaagd voelt en er lichte paniek ontstaat omdat het gevraagde met geen mogelijkheid klaar te spelen is. Te grote ambities zorgen voor verkramping waardoor het team geen snelheidswinst haalt maar juist stil kan vallen. Weeg als product owner daarom vooraf goed af wat je het team mee wil geven en laat je niet alleen leiden door fantasiewensen van opdrachtgevers. Daarnaast biedt Scrum een perfect moment om de scope met je team te checken: de sprintplanning. Bespreek het werk dat je wil dat wordt gedaan goed, let scherp op de definition of done – wanneer is het werk echt klaar – en luister goed naar de feedback van het team. Als het brok werk te groot of te klein lijkt, pas het dan aan en haal zo nodig onderdelen weg of voeg toe.
TIP 5 – Zoek lotgenoten
Scrum geeft houvast mede dankzij vaste rollen en ceremonies. Maar elke organisatie kent zijn eigen eigenaardigheden en omstandigheden. Bij het toepassen van Scrum kom je als product owner altijd vragen tegen. Dat is niet erg, maar blijf er niet te lang mee zitten. Zorg voor goede coaching bij de start en probeer ook contact te onderhouden met andere product owners zodat je dilemma’s kan bespreken en ervaringen kan delen.
En de bonustip: have fun!
Maarten Bruns is mede-auteur van ‘Scrum in Actie’ en oprichter van ShortCycle.