Over stand-ups en andere scrumceremonies
De mensen met wie ik vaak samenwerk weten het inmiddels: ik heb een broertje dood aan vergaderen. Als zelfstandig ondernemer ligt het maandagochtendoverleg gelukkig al weer geruime tijd achter me. Ook met collega’s in de maatschap en projecten, weet ik het vergadercircus tot het minimale te beperken. Toch werk ik heel veel samen, in wisselende teams. Hoe doe je dat dan zonder vergaderen, vraag je je misschien af?
Ik hou van teamwork. In een goed team komen verschillende perspectieven en kennis samen. In de uitwisseling scherp je elkaars gedachten en kom je tot nieuwe inzichten en ideeën, de basis voor innovatie. Maar, hier ligt ook het gevaar van eindeloze discussies en oeverloos geleuter op de loer.
Vergaderingen gaan namelijk vaak over problemen; over kwesties waar we het niet over eens zijn en iedereen zijn zegje over wil doen; over vragen die maar een deel van het team aangaan of over zaken die zover in de toekomst liggen dat niemand – behalve de voorzitter misschien – er wakker van ligt.
Focus
Het kan ook anders. Scrummeetings zijn gefocust en gaan alleen over het project waar het team hier en nu aan werkt. De meetings hebben altijd een specifiek doel. Zo is een stand-up een -staande- bijeenkomst van maximaal vijftien minuten, waarin het team de voortgang en de knelpunten bespreekt. Na de stand-up weten de teamleden precies welke taken af zijn en wat er nu als eerste moet gebeuren. Ze hebben bovendien eventuele hindernissen gesignaleerd, die direct worden aangepakt of meegegeven aan de scrum master.
Naast de stand-up kent Scrum nog een aantal terugkerende ‘ceremonies’ die er voor zorgen dat het team gefocust aan het werk blijft.
Onlangs vertelde een vriendin dat haar baas zelden de tijd neemt voor een goede briefing bij de start van een nieuwe opdracht. In het beste geval wordt de klus tijdens het afdelingsoverleg kort toegelicht; vaker nog krijgt ze een nieuw verzoek toegeworpen bij het koffiezetapparaat. En als ze dan eindelijk een afspraak heeft weten in te plannen om het resultaat te presenteren, zegt haar baas steevast, ‘Oh, maar dat is niet wat ik bedoelde!’.
Ceremonies
Als je Scrum goed toepast dan is dat verleden tijd. Dan nemen het team en de opdrachtgever aan de start van een project de tijd om de projectwensen en ambities in kaart te brengen. Vervolgens plannen ze niet meer dan één sprint (maximaal 4 weken) vooruit. Na iedere sprint presenteer je de resultaten aan de opdrachtgever en eventueel andere stakeholders in review. Vervolgens reflecteer je op de samenwerking in de retrospective.
Lees meer over de verschillende ceremonies in Scrum in actie.
Scrum biedt structuur. Het is een pragmatische werkwijze om met compacte teams snel resultaten op te leveren. Een slimme, methodiek met vaste bijeenkomsten waarin je ambities, voortgang en resultaten regelmatig met elkaar deelt. Zonder dat je eindeloos hoeft te vergaderen!
Petra de Boer is adviseur branding & dialoog bij Perspectivity en co-auteur van Scrum in actie, het Nederlandse praktijkboek voor Scrum buiten de IT.